Flächenoptimierung: Wie groß muss ein Büro sein?
Diese Frage stellen sich Betriebe zunehmend, da die Homeoffice Möglichkeit in immer mehr Unternehmen ausgeweitet wurde. Und wenn weniger Personen im Office anwesend sind, sind die Büroflächen noch die gleichen? Eine große Bürofläche bedeutet hohe Kosten. In dem Bestreben, Kosten im Unternehmen zu sparen, fällt der Blick daher schnell auf den Flächenbedarf im Büro. Benötigt man noch so viel Fläche? Wie groß muss ein Büro sein? Und wie kann man Betriebskosten senken?
Erfahren Sie hier:
Kosten senken im Unternehmen
Eine Studie des IW Köln bestätigt: Die Kosten der Büronutzung sind für Unternehmen nach den Personalkosten oft der zweitgrößte Kostenblock. Flächenoptimierung in den Blick zu nehmen hat daher gleich mehrere Vorteile: Indem Flächen an den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen angepasst werden, können überschüssige Flächen umgenutzt oder gar abstoßen werden. Das spart laufende Kosten. Gleichzeitig geht mit einem Umbau auch immer eine Modernisierung einher. Das bedeutet Effizienzsteigerung für Mitarbeitende und dementsprechend geringere Personalkosten bei steigendem Umsatz.
Kosteneinsparung in Unternehmen – Beispiele
Flächenoptimierung war auch Thema für die Gothaer Versicherung in Köln – weg vom konventionellen Abteilungsdenken hin zum agilen Miteinander. Dank der Auflösung von Einzelbüros konnte die Bürofläche effizienter geplant werden. Dadurch wurden neue Bereiche frei, die nun flexibel für Besprechungen und kreative Brainstormings genutzt werden. Entstanden ist ein Multispace, der durch Desk Sharing und vielfältige Möglichkeiten für effiziente Projektarbeit geprägt ist.
Eine ähnliche Transformation hat auch NEW Netz in Mönchengladbach durchlaufen: Dank einer Raster-Struktur können die einzelnen Module jetzt flexibel an unterschiedliche Arbeitssituationen angepasst werden. Das Raumkonzept für die neuen Arbeitswelten macht flache Hierarchien räumlich erlebbar und stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit – ein weiterer wichtiger Aspekt für die Senkung von Personalkosten.
Flächenbedarf pro Mitarbeiter im Büro
Doch wie viel Bürofläche brauchen Unternehmen nun künftig? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab: Die Bürofläche pro Mitarbeiter verändert sich beispielsweise durch die Menge des in Anspruch genommenen Homeoffice. In einer Studie wird geschätzt, dass 85% der Bürobeschäftigten ihre Arbeit aus dem Homeoffice ausüben könnten. Der IW Köln gibt ergänzend dazu an, dass Beschäftigte im Durchschnitt mittlerweile zwei Tage in der Woche aus dem Homeoffice arbeiten. Lediglich 11%, die die Möglichkeit dazu hätten, möchten dieses Angebot nicht in Anspruch nehmen. Daher ist die Einführung von Desk Sharing in den meisten Unternehmen sinnvoll. So muss nicht mehr jedem Mitarbeitenden ein eigener Schreibtischplatz zugewiesen werden und der Flächenbedarf pro Mitarbeiter sinkt.
Büroflächen-Rechner
Der konkrete verbleibende Flächenbedarf im Büro kann für jedes Unternehmen mit einem Büroflächen-Rechner ermittelt werden. Dazu werden alle individuellen Parameter eingegeben, die am Ende den eindeutigen Wert ergeben, wie viel Bürofläche sich einsparen lässt. Berücksichtigt werden dabei automatisch auch die rechtlichen Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung an einen Arbeitsplatz.
Die Studie des IW Köln geht davon aus, dass die Anwesenheitsquote der Mitarbeitenden deutlich sinken wird. Dadurch ließen sich in jedem Unternehmen Bürofläche einsparen.
New Work Vorteile
Um den Flächenbedarf im Büro zu optimieren, ist die gleichzeitige Einführung eines modernen Bürokonzepts sinnvoll. Denn eine Reduktion von Bürofläche alleine bringt nicht die gewünschte Effizienzsteigerung mit sich. Diese lässt sich erst durch eine gute Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden realisieren. Dazu rücken Flächen für Kommunikation und Austausch in den Mittelpunkt. Hier wird Informationsfluss sowie kreative Ideenfindung gefördert. Das steigert wiederum die Innovationsfähigkeit im Unternehmen.
Wirtschaftlichkeit steigern
Bereits vor der flächendeckenden Verbreitung von Homeoffice wünschten sich laut IBA 36% der Beschäftigten modernere Möglichkeiten, miteinander zu arbeiten und in Austausch zu kommen. Jeder fünfte Arbeitnehmer hat keinen Zugang zu Bereichen, die vornehmlich der informellen Kommunikation dienen, gibt der IBA an. Dabei hängt die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens in bedeutendem Maße von der Leistung und Zusammenarbeit des Teams ab. Potential zur Effizienzsteigerung, das also bisher ungenutzt ist.
Gleichzeitig sorgt ein moderner Workspace für Attraktivitätssteigerung des Arbeitsgebers. Das bindet Mitarbeiter und gibt ihnen Identifikationspunkte mit dem Unternehmen. Fast 70% der Erwerbstätigen geben laut IBA an, bei der Arbeitgeberwahl auf die Attraktivität der Arbeitsumgebung wert zu legen. Langfristige Wirtschaftlichkeit kann also nur erreicht werden, wenn Fachkräfte gewonnen und gebunden werden und die Zusammenarbeit untereinander gefördert wird.
Flächenbedarfsermittlung in Ihrem Unternehmen
Wie viel Bürofläche Sie in Ihrem Unternehmen künftig noch benötigen und welche Flächenoptimierung machbar ist, berechnen unsere Innenarchitekten aus Düsseldorf und Hamburg individuell für Sie. Abhängig von Ihrer strategischen Zielsetzung für Ihre Büroplanung und einer individuellen Bedarfsanalyse wird der verbleibende Flächenbedarf identifiziert. In Strategieworkshops gehen wir den Fragen nach, wie hoch der Homeoffice-Anteil in Ihrem Unternehmen ist; welche Flächen und Bereiche Sie benötigen, um Ihren Tätigkeiten effizient nachgehen zu können; oder wie Ihre Teams künftig zusammenarbeiten sollen. Die Antworten und räumlichen Voraussetzungen werden dem Büroflächen-Rechner zugrunde gelegt und geben die Flächenstruktur für Ihre neue Büroplanung an.
Tipps vom Profi
„Um Bürofläche zu berechnen, sollten nicht nur die Hard Facts zugrunde gelegt werden“, rät Heiner Kolde, Geschäftsführer von bkp in Düsseldorf und Gesellschafter des Innenarchitekturbüros Hamburg. „Es sollten immer strategischen Überlegungen berücksichtigt werden, damit die neue Planung die Ziele des Unternehmens unterstützt und Effizienz langfristig fördert. Wir gehen dazu in vorgeschaltete Workshops mit unseren Kunden, machen SWOT-Analysen und grundlegende Bedarfsermittlungen. Gleichzeitig haben wir als New Work Experten die Zukunftstrends im Blick und können unsere Kunden zu den neusten Entwicklungen und Standards beraten.“
Autor: Heiner Kolde | Geschäftsführer bkp Düsseldorf
