Büroplanung: Wissenswertes für eine professionelle Umsetzung
Büroplanung bedeutet nicht nur Umbau und Modernisierung des Offices. Damit sie für eine optimale Arbeitsumgebung sorgt, sollten sich Unternehmen vor der Umgestaltung ein paar Fragen stellen. Dieser Leitfaden fasst deshalb Wissenswertes zum Thema „Büroplanung“ für Sie in einer kurzen Übersicht zusammen. Darin finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen, die Sie für eine professionelle Planung bedenken sollten.
Erfahren Sie hier:
Anlässe für eine neue Büroplanung
Sie ziehen in eine neue Immobilie? Sie wollen Ihre Bürofläche anpassen? Oder Ihre Arbeitsweise hat sich verändert? Eine neue Architektur und Innenarchitektur fürs Office ist in vielen Fällen sinnvoll. Moderne Bürokonzepte helfen Ihnen, Arbeitsweisen zu optimieren und Unternehmensziele zu erreichen. Dazu zählen zum Beispiel:
- Flächeneffizienz
- Identifikation sowie Mitarbeiter- und Kundenbindung
- Positive Außenwirkung
- Flexibilität für die Zukunft
Was Sie vor der Büroplanung wissen sollten
Bevor ein Innenarchitekt oder Architekt mit Ihrer Büroplanung beauftragt wird, sollten die individuellen Ziele konkret definiert werden, z.B.: Wie wollen Sie in Zukunft von Ihren Mitarbeitenden und Kunden wahrgenommen werden? Wie wollen Sie zusammenarbeiten? Welche Besonderheiten und Herausforderungen bringt Ihr Unternehmen mit?
Eine professionelle Büroplanung unterstützt Unternehmensziele
Bei einer modernen Bürogestaltung geht es längst nicht mehr nur um eine ansprechende Einrichtung. Der Büroplaner hat vielmehr im Blick, wie das Büro Ihre Arbeit entlasten, Austausch fördern und Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. So wird Ihr Office zum Erfolgsfaktor in puncto Effizienz, Zukunftsfähigkeit und zwischenmenschlichem Miteinander. Es wird zum Ort für spontane Kontakte und inspirierende Gespräche. Es wird zum attraktiven Anziehungspunkt – etwas, das sich Mitarbeitende explizit von ihrem Unternehmen wünschen, wie neuere Umfragen ergeben.
Agile Arbeitsweisen dank moderner Konzepte
Ein modernes Büro ist heutzutage durch Digitalisierung, Agilität sowie Flexibilität geprägt. Digitale und mobile Arbeitsmittel unterstützen agiles Arbeiten; Hybrides Arbeiten kann z.B. Flexibilität und selbstbestimmtes Arbeiten begünstigen. Dies erhöht nachweislich die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen und trägt zur langfristigen Bindung bei.
Checkliste für ein modernes Büro
Das heißt: Ein modernes Büro unterstützt den Erfolg eines Unternehmens, indem es
- flexibel für zukünftige Veränderungen ist
- durch Flächenoptimierung Kosten senkt
- Austausch und Teamwork fördert
- agiles Arbeiten unterstützt
- Mitarbeitende und Kunden bindet
- Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen steigert
Wie viele Quadratmeter Bürofläche brauchen Sie pro Person?
Wie viel Platz Sie für Schreibtischarbeitsplätze benötigen, hängt von dem Arbeitsmodell in Ihrem Unternehmen ab: Werden Ihre Mitarbeitenden auch zukünftig ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten? Wie viel Fläche soll für Austausch und Zusammenarbeit zur Verfügung stehen? Dank Desk Sharing-Modellen muss nicht zwingend in allen Bereichen ein Schreibtisch pro Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dadurch können vorhandene Flächen anders genutzt werden – zum Beispiel als Gemeinschaftsflächen für Kollaboration. In der Flächenberechnung wird der individuelle Bedarf des Unternehmens als vorbereitender Schritt für die Büroplanung quadratmetergenau ermittelt.
Welche Richtlinien sind für Büroräume zu beachten?
Für die Arbeitsplatzgesundheit spielen einige Faktoren eine wichtige Rolle – vor allem, wenn das Büro geöffnet oder Desk Sharing etabliert werden soll: Für eine gute Akustik werden schallschluckenden Elementen integriert; für ein gutes Raumklima sorgen moderne Belüftungssysteme; Tageslicht dient als primäre Lichtquelle. Für die Arbeitsplatzgesundheit berücksichtigen Architekt und Innenarchitekt bei der Büroplanung geltende Richtlinien und Standards.
Machbarkeitsstudie für New Work
Bei größeren Bauvorhaben ist es von Vorteil, vorab eine Machbarkeitsstudie durchzuführen. Der Büroplaner analysiert dabei die Umsetzbarkeit des Projekts, indem er mögliche Risiken, Kosten und Bauauflagen bewertet. Er spricht Handlungsempfehlungen aus und entwickelt Nutzungsszenarien, die Ihnen als Entscheidungsgrundlage dienen.
Flächennutzung für das Büro planen
Die Aufgabe des Büroplaners ist es, Richtlinien sowie Ihre Ziele und Anforderungen ganzheitlich im Blick zu haben. Er berät sie strategisch bei der Planung und begleitet Ihre Umbaumaßnahme professionell Schritt für Schritt. Dies beginnt bereits bei der Raumnutzung: Mit digitalen Analysetools ermittelt er den Flächenbedarf für Ihre neue Arbeitswelten, gibt Ihnen eine Übersicht und berät Sie zu den möglichen Raumaufteilungen.
New Work Module entwickeln
Die Innenarchitekten und Architekten für Büroplanung übersetzen die ermittelten Strategien und Grundlagen in ein Gestaltungskonzept. Sie bedenken sämtliche Zielsetzungen in der Planung, um Ihren Erfolg nachhaltig zu sichern. Welche New Work Module die richtigen für Sie sind, wird dabei für Ihr Unternehmen individuell erarbeitet. Dazu zählt auch eine unabhängige Auswahl der für Sie passendsten Dienstleister, Lieferanten und Partner. Anschließend wird das New Work Konzept direkt umgesetzt.
Vor Projektbeginn führen unsere Architekten und Innenarchitekten zunächst eine professionelle Bedarfsanalyse sowie eine Machbarkeitsstudie für Ihr Projekt durch. Hierbei werden Faktoren wie Flächenbedarf, Rahmenbedingungen, Stärken und Schwächen betrachtet. Unsere Büroplaner analysiert so Ihre individuelle Basis und ermittelt, welche Veränderungen mit den vorhandenen Gegebenheiten umsetzbar sind bzw. welche Anpassungen vorgenommen werden können und sollten.
Im Anschluss richten unsere Berater in einem Strategieworkshop den Blick in die Zukunft und erarbeiten gemeinsam Ihre individuellen Ziele für Ihr New Work Projekt. Diese dienen als Grundlage für eine maßgeschneiderte Strategie. Für einen ganzheitlichen Erfolg binden unsere Change Berater schon frühzeitig alle Mitarbeitenden in das Projekt mit ein, um einerseits individuelle Arbeitsbedürfnisse rechtzeitig berücksichtigen zu können und andererseits Akzeptanz für die Veränderung zu schaffen.
Auf Grundlage des gesammelten Inputs und der gemeinsam definierten strategischen Ziele für Ihre neue Arbeitswelt entwickeln unsere New Work Architekten und Innenarchitekten eine konkrete Planung für Ihr Neubau- oder Umbauvorhaben. Denn eine maßgeschneiderte Büroplanung fördert langfristig Produktivität sowie Identifikation und Bindung der Mitarbeiter. Durch modulare Bürokonzepte wird sichergestellt, dass Ihr Büro zukünftig variabel auf organisatorische Veränderungen reagieren kann und den Nutzen Ihrer vorhandenen Flächen optimiert.
Flexibilität fördert Agilität
Für das Kölner Headquarter der Gothaer Versicherung stand eine agile Zusammenarbeit im Fokus der Umgestaltung. Die Strukturen im Office wurden daher geöffnet und durch mobile Elemente angereichert. So können die Teams in flexiblen Konstellationen zusammenarbeiten; der spontane Austausch wird erleichtert.
Austausch und Teamwork
Aufgrund ihrer Arbeitsweise wurden bei der CID feste Teambüros geplant. Hier rücken die jeweiligen Mitarbeiter für effizientes Teamwork näher zusammen. Für kreative Pausen und Austausch mit anderen sorgen interaktive Mittelzonen, die den Kopf frei machen für neue Ideen.
Identifikation durch Brand Architecture
Beim Umbau des Teekanne Headquarters in Düsseldorf stand das Erlebbarmachen der Firmengeschichte im Vordergrund. Durch die klare Brand Architecture wird die Direktive des Unternehmens spürbar. Das fördert die Bindung von Kunden und Mitarbeitern sowie die Identifikation mit dem Unternehmen.
Dipl.Ing. Innenarchitekt Heiner Kolde ist Geschäftsführer des Düsseldorfer InnenArchitekturbüros bkp und Gesellschafter von bkp Hamburg. Er ist seit über zwanzig Jahren Experte für das Thema Bürogestaltung und -planung.
Behalten Sie Ihre Ziele im Blick
Bei einem Umbau spielen ästhetische Aspekte ohne Frage eine wichtige Rolle. Die Einrichtung ist ein Faktor dafür, dass sich Mitarbeiter und Kunden im Unternehmen wohlfühlen. Verlieren Sie dabei jedoch nicht Ihr Ziel aus den Augen – Büroeinrichtung darf bei der Büroplanung nicht der primäre Fokus sein. Die neue Büroplanung soll Sie unterstützen, effizient und zukunftsorientiert zu arbeiten. Wir helfen Ihnen dabei, indem wir den gesamten Prozess strategisch begleiten.
Alles aus einer Hand für reibungslosen Ablauf
Viele Köche verderben den Brei. Bleiben Sie deshalb idealerweise bei einem einzigen Büroplaner, der Sie von der Strategie über die Planung bis hin zur Umsetzung ganzheitlich begleitet. Wir steuern alles aus einer Hand, um Ihren Einstieg ins New Work reibungslos und effizient zu gestalten.
"New Work ist viel mehr als Work-Life-Balance. Die neuen Arbeitswelten sind nicht nur für die Interiordesign-Lover unter uns ein Augenschmaus, sondern auch funktional und innovativ. Durch das Multispace-Office ist noch viel mehr Raum für Teamwork, vor allem für Innovationen."
Daniel Bruder, Ressortleiter Immobilienmanagement gwg wuppertal
Das Gestaltungskonzept für die gwg wuppertal wurde unter dem Motto "zu Hause bei der gwg" erstellt. Zwar ist jedes Zuhause anders, aber es vermittelt immer ein Gefühl von Vertrauen und Geborgenheit. Das soll im Office der gwg in den nächsten Jahren erlebbar werden – zum Beispiel mit warmen Materialien, erfrischender Wandbegrünung oder Bildern von Mitarbeitenden, die Gästen und Kollegen ein herzliches Willkommen entgegenbringen. Unverzichtbar für ein gutes Miteinander sind auch die Gemeinschaftsflächen. So bilden die Teeküchen stets das Herzstück jeder Etage.
"Wir sind stolz auf unsere einzigartige Arbeitswelt, die unseren modernen Arbeitsalltag fit für die Zukunft macht und uns gleichzeitig jeden Tag an der Teekanne-Historie Anteil nehmen lässt. Noch stolzer macht es uns, dass das Teekanne-Bürokonzept sogar mit dem German Design Award 2022 ausgezeichnet wurde.
Der Multispace hilft uns, als Gemeinschaft flexibel und unkompliziert – getreu unseren Werten – partnerschaftlich zusammenzuarbeiten. Die hochwertige und einzigartige Ausstattung vermittelt uns nicht nur Wertschätzung, sondern inspiriert und motiviert uns immer wieder aufs Neue durch die geschickte Einbindung von Elementen der Vergangenheit, die Teekanne erfolgreich und beständig gemacht haben. So ist es noch schöner, das Homeoffice hinter sich zu lassen, Kollegen zu treffen und miteinander zu arbeiten!"
Sebastian Moebus, Leiter Finanzen und Administration (CFO) Teekanne GmbH, Düsseldorf
Autor: Heiner Kolde | Geschäftsführer bkp Düsseldorf
